I förstudien för projektet Gemensamt kalendarium för Göteborgs Stad lades mycket arbete ned på att inventera vilka olika typer av aktiviteter som skulle vara lämpliga att ha med i ett kalendarium. För att förstudien skulle kunna rekommendera ett förslag på teknisk lösning var vi tvungna att avgränsa oss. Allt kunde inte platsa i kalendariet, då skulle det bli svårt att använda för göteborgarna och väldigt komplext för oss att bygga.
Förstudien rekommenderade till exempel att vi skulle avgränsa kalendariet till att inte inkludera olika schemalagda träningspass som gymmen och hälsorådgivningarna har och att inte inkludera öppettider för olika publika verksamheter, till exempel museer och simhallar, som egna aktiviteter.
Inventering av tre tusen aktiviteter
Det som dock inte gjordes i förstudien, och som vi kände var en viktig pusselbit i det fortsatta arbetet, var att ta reda på hur många aktiviteter olika verksamheter i kommunen kan tänkas vilja publicera under ett år och hur fördelningen av den totala volymen aktiviteter såg ut mellan olika verksamheter.
Den kunskapen blir till stor hjälp när vi sedan tar beslut om styrgruppens sammansättning och vilka verksamheter som är viktigast att inkludera i det fortsatta projektet.
För att ta reda på detta gick vi igenom innehållet i alla de digitala kommunikationskanaler vi hittade för våra verksamheter och inventerade det som kunde klassas som kalendariumaktiviteter.
Sammanlagt hittade vi drygt 3 000 aktiviteter under perioden 1 januari – 13 augusti 2014. Aktiviteterna fanns bland annat i nyhetsartiklar på goteborg.se, facebooksidor för fritidsgårdar, bibliotekens gemensamma kalendarium och PDF:er med kulturhusens program.
Fyra verksamheter står för 80 % av aktiviteterna
Vi såg snabbt att en relativt liten del av Göteborgs Stads verksamhet stod för en väldigt stor del av aktiviteterna. De fyra största verksamheterna står sammanslaget för 81 % av aktiviteterna, alltså fyra femtedelar.
Bibliotek och kulturhus stod för hela 38 % av aktiviteterna. Vi visste redan på förhand att de hade stora volymer men hade inte räknat med en sådan omfattning.
Även seniorverksamheten, som till största del består av aktiviteter som äger rum på stadsdelsförvaltningarnas träffpunkter för äldre, stod för en överraskande stor del av aktiviteterna: 18 %.
Lovaktiviteter för barn, som stadsdelsförvaltningarna tar fram för bland annat sportlov och sommarlov, stod för 14 % av aktiviteterna och hamnar därmed på en tredjeplats.
Därefter kommer kulturförvaltningen (exkluderat stadsbiblioteken som i sammanställningen ingår i ”Bibliotek/kulturhus”) som med sina museer, teatrar med mera står för 11 % av aktiviteterna.
Under ”Övriga”, som står för 14 % av aktiviteterna, döljer sig bland annat aktiviteter för personer med funktionsnedsättning, aktiviteter på gym och simhallar, föreläsningar och samhällsinformation.
Utifrån resultatet av inventeringen så är det tydligt att det är av yttersta vikt att vi inkluderar och engagerar dessa verksamheter i styrgrupper, kravställning, referensgrupper och användningstester för att projektet ska lyckas.